wissen.online®

digitale Personalakte

Die vollautomatisierte, DSGVO konforme, cloudfreie, digitale Personalakte.

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Papier ist geduldig

Personaldokumente zu finden, abzuheften und zu lagern verschlingt Manpower und Lagerkapazitäten.

Die digitale Personalakte von wissen.online® unterstützt sie bei ihrer täglichen Arbeit mit Personalstammdaten und Dokumenten ihrer Mitarbeiter. Neben der verkürzten Such- und Ablagezeit stehen ihnen zahlreiche automatisierte Funktionen zur Verfügung die ihren Arbeitsprozess verschlanken und Mehrfachaufgaben reduzieren. Ihre sensiblen und vertraulichen Personaldaten sind innerhalb der Softwarelösung verschlüsselt und können via Zugriffsrechtemanagement individuell vergeben werden.

Benefits und Funktionen

Die digitale Personalakte von wissen.online® sichert einen durchgehend aktuellen, von allen berechtigten Personen jederzeit einsehbaren Aktenstand.

  • schnelle
    Suche

    Finden sie Dokumente und Daten ihrer Mitarbeiter schneller als je zuvor. Die Suche ist über individuelle Kriterien personalisierbar.

  • rechtliche
    Sicherheit

    Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Ablage werden automatisiert gewährleistet.

  • DSGVO
    konform

    Die DSGVO konforme Ablage wird u.a. durch restriktive Zugriffsberechtigungen und die Einhaltung von Löschfristen sichergestellt.

  • gläserne
    Personalakte

    Geben sie ihren Mitarbeitern optional die Möglichkeit jederzeit ihre eigenen Personalakten einzusehen ohne sich in die Personalabteilung zu bemühen.

  • effizienter
    arbeiten

    Resultierend aus dem Zeitgewinn bei Routineaufgaben werden neue Kapazitätsfreiräume zur Bearbeitung von strategischen Personalthemen gewonnen.

  • perfekte
    Integration

    Durch Schnittstellen oder das wissen.online® Digital Onboarding können Mitarbeiter einfach und effizient im System erfasst und automatisiert angelegt werden.

  • deutsche
    Server

    Ihre personenbezogenen Daten sollten sie keinesfalls auf Cloud Servern auslagern. Den Vorgaben der DSGVO tragen sie am besten mit einem Server in Deutschland Rechnung.

  • agiler
    Umfang

    Ob die digitale Personalakte vollumfänglich, oder nur in einzelnen Modulen zum Einsatz kommt können sie frei entscheiden und bei Bedarf jederzeit ändern.

Können wir dann ganz auf Papier verzichten?

Ökologisch und ökonomisch betrachtet ist das das langfristige Ziel, allerdings ist es noch empfehlenswert das jene Dokumente die zwingend der Schriftform des § 126 BGB unterliegen, im Original in der Papierform archiviert bleiben um im Fall der Fälle einen sog. Urkundsbeweis (§ 415 ff. ZPO) führen zu können.

Dies betrifft beispielsweise:

- Kündigungsschreiben
- Aufhebungsverträge
- befristete Arbeitsverträge
- Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten

die Alternative

Das Risiko wirklich alle Dokumente ausschließlich in digitaler Form vorzuhalten ist mittels der richtigen Dokumentation minimierbar. Gern beraten wir sie ausführlich zu diesem Thema.

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Das Ablagesystem - der Kern der digitalen Personalakte

Wir möchten das sie sich wie zu Hause fühlen. Eine Ordnerstruktur die aufgebaut ist wie die Struktur in ihrem Betriebssystem, ist vertraut und schnell zu überblicken.

Ordnerstruktur

Eine individuell definierte Ordnerstruktur hilft ihnen sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Aktenstand ihrer Mitarbeiter zu verschaffen und den besonderen Anforderungen ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Rechteverwaltung

Zugangsberechtigungen können nicht nur auf Mitarbeiterebene stattfinden, sondern beispielsweise auch so konfiguriert werden, dass bestimmte Dateien und Ordner innerhalb einer Akte nur von berechtigten Personen gesehen oder editiert werden können.

Teamwork

In Kombination mit dem wissen.online® Digital Onboarding hilft ihnen der Mitarbeiter selbst die Akte zu vervollständigen und zu pflegen. Das schafft Vertrauen beim Personal und erzeugt einen enormen Zeitgewinn in der Personalabteilung.

Spezifikationen

In unserem Datenblatt finden sie relevante Spezifikationen der digitalen Personalakte. Für weiterführende Informationen kontaktieren sie uns einfach.

wissen.online® digitale Personalakte

Vollständige Anpassung an die Unternehmensstruktur inklusive individueller Funktionen

Direkter Support bei Rückfragen und Hilfestellungen

E-Mail und Telefon,

Live Supportchat

Konfiguration auf eine Subdomain Ihres Unternehmens

Hosting unlimited

Keine Speicher oder

Traffic Extrakosten

DSGVO konform

Notfalltelefon

24h/7

Tägliches Backup der Datenbank und Sicherungskopie der Dokumente

Zertifizierte Serversicherheit

Nach ISO 27001

Möglichkeit verschiedener Anwendersprachen

SSL Verschlüsselung, variabler Zertifikattyp

2048 bit Verschlüsselung

Individuelle Suchfunktionen

Leicht modular erweiterbar um das

Digital Onboarding oder den TeamTrainer

Rollenbasierte Zugriffsrechte nach Land, Firma, Abteilung, Position, etc.

Accounts für externe Mitarbeiter

Individueller Speicherplatz im Mediacenter pro User

Beliebig erweiterbar

Serverstandort in Deutschland

Automatisiertes Dialogsystem für Prozessabläufe und Reminder

Mitarbeiterselbsteinsicht in die eigene Personalakte (optional)

Unternehmensspezifisches Front-End Layout (optional)